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档案管理制度

档案对大家来说是既熟悉又陌生,说熟悉是因为人人都知道自己有一份档案材料,而且都知道其在计划经济时代有着重要的作用;说陌生是因为很少有人清楚他自己的档案材料里面究竟有些什么,加上档案的保密性质,许多人都没有见过自己的档案材料。

根据《中华人民共和国档案法》的规定,档案是指过去核现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而大学毕业生的档案是通过全国统一考试被录取的大学生在毕业时的档案材料 , 它主要包括了该毕业生的高考成绩、在大学学习期间的学习成绩、表现情况、受到的奖励或处罚、家庭状况等内容。这是大学毕业生的学籍档案,大学生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或用人单位委托的人才交流机构。这时的该毕业生的学籍档案就成了人事档案,它需要毕业生与用人单位或用人单位委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序取得报到证。那么毕业时还没有确定工作,没有签订就业协议的毕业生的档案应该怎么办呢?

国家教育部、人事部、公安部和劳动保障部在《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》中规定,“对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生,档案管理机构对保管其档案免收服务费用。学??筛荼救艘庠?,将其户口转至入学前户籍所在地或两年内继续保留在原就读的高校,待落实用人单位后,将户口迁至工作单位所在地。超过两年仍未落实工作单位的高校毕业生,学校和档案管理机构将其在?;Э诩暗蛋盖ɑ仄淙胙盎Ъ诘??!?

根据对毕业生申请保留户口、档案两年的政策精神,我们可以得知这一政策在北京市的具体执行办法。国务院办公厅转发教育部等四部委《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》(简称国办 19 号文件)的相关精神规定,在毕业离校前仍未落实就业单位的应届毕业生可以延长择业期(不包括打算考研和自费出国留学的毕业生),从当年 7 月 1 日起,延长期限为两年。两年内与用人单位签订就业协议书、接受手续齐备的毕业生,学校为其办理相关毕业手续。其具体做法是:

• 当年毕业离校前仍未落实就业单位的京外生源毕业生须向学校申请,将其户口和档案主转至入学前户籍所在地,或保留在学校。北京生源毕业生毕业时应将户口转回入学前户籍所在地,其档案由学校统一转至北京高校毕业生就业指导中心保管。

• 户口和档案保存在学校的京外生源毕业生,应当与学校学生就业指导服务中心签订协议,其户口和学校保存的最长期限为两年。

• 毕业生档案在校保存期间,两年内可以免交档案保管费用,但毕业生应当接受学校指定的档案管理机构。协议到期后,毕业生应当自行将档案和户口迁出。逾期不办理或不与学校联系的,学校将其户口和档案迁至入学前户籍所在地。

• 根据北京市的相关规定,京外生源毕业生留京时间截止到当年的 12 月底;对于超过上述期限在北京市落实工作单位的京外生源毕业生,由录取单位按照《北京市引进人才和办理 的暂行办法》办理人才引进或北京市工作居住证,学校不再为其办理派遣手续。

根据有关规定,对于到全校统一派遣时仍未落实用人单位的京外生源毕业生,其本人需要向学校提出申请,将其户口、档案等关系转入入学前户籍所在地,或保留在学校两年继续落实就业单位(打算出国、考研的毕业生不能申请将其户口、档案等关系保留在学校)。毕业生在委托学校保管其户口档案期间,可以参加学校举办的各种招聘活动,但与学校已经无隶属关系。

全国各地区实行毕业生申请保留户档两年政策的具体办法与北京市的大体一样,但由于各地的具体情况有差异,因此在执行这一政策的具体过程中也会有差异。具体的执行办法各地的高校毕业生就业指导部门都有相应的规定,毕业生可以向所在学校的就业指导部门咨询。

目前在高校毕业生中流行着一种档案无用的观点,认为现在时市场经济体制了,用人制度日趋灵活,用人单位看中的是劳动者的能力,档案已经失去了其往日的重要作用。因此,不少毕业生在毕业的时候根本不关心自己档案的去向,有的把档案留在学校就不管了,有的换工作的时候不调档案把档案留在原单位不管,有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。

造成这种现象的原因主要有以下几点: 1 、我国的人事档案偏重静态性的资料描述,注重历史性和过去时的描述,不能很好的反映动态的个人能力和信誉。 2 、随着我国经济体制的改革,用工形式多样,许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看中档案。 3 、目前我国高校毕业生大都是自谋职业,部分毕业生在毕业的时候还没有落实工作单位,就把档案留在学校,在找到工作之后或是因为已经身在外地或是因为忘记等原因,没有再回学校办理档案移转手续。 4 、毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位,往往涉及到按照劳动合同的约定交纳违约金,许多人因为不想缴纳这笔违约金就在未经过原单位同意的情况下,跳槽去了另一个单位。而有的用人单位因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续,扣押其档案。时间一长,跳槽的员工觉得没有档案也没有什么影响,也就不再关心自己的档案关系了。 5 、还有人因为存档费太高而又没有觉得档案有什么作用而对档案置之不理。

但实际上档案是不是真的对毕业生没有用了呢?回答是否定的。档案对于一个人来说并非可有可无,它作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险,以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。丢了档案可能会给自己将来的工作生活带来麻烦。例如已经毕业工作三年的 A 的档案就一直自己拿着没往单位交,在单位评职称时因其档案缺失未能参评。 B 与北京一家公司签订劳动合同,公司准许她的户口迁至北京。当她返回原学校所在地办理调动手续时,发现自己放在人才交流中心的还是学生档案。这意味着她不能办理调动。 C 购买了一套新房,在银行办理房贷时要求出具贷款人的户口证明,然而在弃档多年后,他却怎么也想不起自己的户籍档案现在何处。

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高校毕业生在毕业的时候对自己的档案应当重视,不应对其不管不顾,在面对档案关系转移时需要注意如下几个问题:

对于已经确定就业单位的毕业生,首先要弄清楚自己未来工作单位的性质,确切的说要确定签约单位是否有人事管理权。如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,它们或它们的主管单位是有人事管理权的,可以接收档案。其他各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的,要通过人才交流中心来接收学生档案。其次在向学校上报档案转寄地址的时候一定要准确清楚,并及时地确认自己的档案是否寄到。

对于没有落实工作单位的毕业生来说,如果选择把档案关系转回生源地,需要注意在规定的时间内到当地人事部门报到,办理人事档案的相关手续,否则就会被认为是弃档。如果选择把档案暂时留在学校,要及时地向学校提出申请,并按照学校的要求签订《高校应届未就业毕业生户口档案托管协议书》。在找到工作之后记得把档案关系从学校迁出,以免给以后的工作生活带来不必要的麻烦。

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